Módulo para Transportadoras
O módulo de gestão de Oficinas da Topdata foi desenvolvido totalmente integrado com o Software PHC, nas gamas Advanced e Enterprise. Este desenvolvimento funciona tendo como base o módulo de Gestão, podendo ainda integrar com os módulos Frota, Suporte, SMS e Gestão Documental para obter uma solução completa. O processo apresentado visa o controlo e rastreabilidade desde o registo do pedido de serviço por parte de um cliente, até à geração da fatura e arquivo de toda a documentação do serviço (CMR, fatura, relatório de viagem, custos, etc). Trata-se de uma solução que permite a qualquer empresa centralizar todo o trabalho diário numa só plataforma, não tendo que recorrer a outros softwares ou ficheiros externos para controlar as operações de tráfego.
  • Contratos | Preços por Cliente.
  • Ordens de Carga | Serviços Externos.
  • Moradas de Carga e Descarga por cliente.
  • Painel Tráfego Nacional | Internacional.
  • Painel de Faturação.
  • Envio de Instruções de Carga.
  • Gestão Documental.
  • Logística e Picking.
  • Análises e Relatórios de desempenho.
Contratos | Preços por Cliente
Esta funcionalidade permite a criação de tabelas de serviços por cliente, onde é possível definir todos os preços referentes a origens e destinos, bem como por tipologia de viatura requisitada. Este mecanismo permite ao operador que regista o transporte, uma maior rapidez e segurança nos dados introduzidos.
Moradas de Carga
Este registo permite identificar as várias localizações de carga do cliente. Desta forma, o operador de tráfego ao registar um serviço para um determinado cliente com mais do que um local de carga, poderá selecionar essa informação de uma forma mais rápida e eficaz.
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Envio de Instruções de Carga via SMS
A Topdata desenvolveu uma ferramenta de gestão de SMS por forma a permitir aos operadores de tráfego o envio de instruções de carga (ou outro tipo de informação). Essa informação será enviada via SMS ao motorista a quem foi atribuído o serviço, ou ao subcontratado, ficando registado no seu histórico.
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Ordens de Carga | Requisições Serviço Externo
Sempre que seja necessário recorrer a parceiros externos por forma a garantir o transporte de carga dos clientes, a empresa poderá emitir uma Requisição Externa de Serviço. Esse documento para além de ficar registada toda a informação referente ao serviço de transporte requisitado, inclusive o próprio valor do transporte, serve para o posterior lançamento e conferência da própria fatura do parceiro.
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Tráfego Nacional | Importação | Exportação
A Topdata desenvolveu vários monitores de registo de serviços de transporte. O princípio de todos esses desenvolvimentos é sempre o de simplificar o registo, controlo, consulta e manutenção de todos os dados de uma forma simples e eficaz, diminuindo o risco de erro. Os painéis poderão ser configurados para funcionar por semanas ou serem apresentados de uma forma contínua ao longo do tempo. Estes painéis serão adaptados às necessidades e ao funcionamento de cada empresa, podendo ser configuradas várias funções e automatismos que facilitem o preenchimento, controlo e pesquisa de qualquer dado referente ao registo de transportes. São utilizadas cores para realçar uma determinada informação no quadro, como seja, uma data ultrapassada, um serviço sem valor, etc.
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Observar Trajecto de Viagem
É possível observar todo o trajecto da viagem através da ligação do PHC com o GoogleMaps.
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Faturação de Serviços de Transporte
Tal como no painel de registo de carga, o painel de faturação pode ser configurado para se adaptar às necessidades de cada empresa. O principal objectivo deste painel é o de disponibilizar um processo simples e rápido de transformar os serviços prestados a um determinado cliente em fatura. Cada processo de transporte só ficará disponível neste painel após a validação do departamento de tráfego. Assim, toda a informação somente é registada uma única vez e flui através de todos os intervenientes de uma forma consolidada e controlada. A Topdata adapta este painel de acordo com as características de cada empresa. O processo pode ser o de faturar entre datas, por cliente, por pedido, por viatura, etc.
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Gestão Documental de todo o Processo
Com o módulo Documentos do PHC todo o processo de viagem pode ser digitalizado e ficar associado, quer ao registo de transporte quer na própria fatura. Desta forma, qualquer operador, poderá consultar os documentos de viagem com um simples clique de rato. A empresa ganha velocidade, robustez e simplicidade na pesquisa e disponibilização de documentação relativa a sua atividade (CMR, Faturas, Despesas, Relatórios de Viagens, etc). Com esta solução não será mais necessário procurar um determinado documento no imenso arquivo físico da empresa.